Algemene voorwaarden – Praktijk Evi Smeets van Evita Heart & Soulwork
1. Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten aangeboden binnen de praktijk van Evi Smeets, waaronder:
- coaching voor volwassenen en jongeren;
- lichaamsgerichte coaching en begeleiding;
- ademwerk;
- massage;
- energetisch werk;
- traumagerichte lichaamsmethodieken, zoals BRTT en TRB;
- begeleiding in de natuur;
- Evita-pakketten en Evita Flow.
De cliënt krijgt vóór het boeken van een dienst of het aangaan van een traject de gelegenheid om deze voorwaarden te lezen. Door een afspraak te boeken of een trajectovereenkomst aan te gaan, verklaart de cliënt kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ermee akkoord te gaan.
2. Aard van de begeleiding
De aangeboden diensten zijn complementair en ondersteunend van aard. Ze vervangen geen medische, psychologische of psychiatrische diagnose of behandeling.
De begeleider stelt geen medische diagnoses en schrijft geen medische behandelingen of medicatie voor. Bij medische of psychische klachten wordt de cliënt aangeraden een arts, psycholoog, psychiater of andere bevoegde zorgverlener te raadplegen.
De cliënt blijft zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte informatie over de eigen lichamelijke en psychische gezondheid en voor het opvolgen van professioneel medisch advies.
3. Minderjarigen
Begeleiding van minderjarigen gebeurt uitsluitend met toestemming van een ouder of wettelijke voogd via een intake- en toestemmingsformulier.
De begeleiding gebeurt met respect voor de privacy van de minderjarige. Informatie wordt alleen met de ouder of wettelijke voogd gedeeld wanneer dit vooraf is afgesproken, wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor de veiligheid van de minderjarige of anderen.
4. Werken in de natuur
Coaching met jongeren of volwassenen kan plaatsvinden in een natuurlijke buitenomgeving, zoals een bos, park of wandelgebied.
De sessies vinden plaats op veilige, publieke en toegankelijke locaties. Bij begeleiding van een minderjarige wordt de ouder of wettelijke voogd vooraf over deze werkwijze geïnformeerd en hiervoor om toestemming gevraagd.
5. Intake, afspraken en annulatie
5.1 Verplichte intake en overeenkomsten
De praktijk werkt met intakeformulieren voor massage en voor lichaamsgerichte begeleiding, coaching en andere toepasselijke sessies. Voorafgaand aan een eerste sessie vult de cliënt het daarvoor bestemde intakeformulier volledig en naar waarheid in.
De intake dient zowel de veiligheid als de kwaliteit van de begeleiding. De antwoorden helpen om rekening te houden met klachten, medicatie, allergieën, contra-indicaties, grenzen, wensen en andere relevante aandachtspunten, en om een sessie zorgvuldig op de cliënt af te stemmen. Wanneer voor een specifieke werkwijze, zoals BRTT of TRB, een aanvullende veiligheidsvragenlijst of verklaring nodig is, wordt die eveneens vooraf ingevuld of bevestigd.
Bij de start van een Evita-pakket of Evita Flow aanvaardt de cliënt daarnaast de persoonlijke trajectovereenkomst. Daarop worden minstens vermeld:
- het gekozen pakket of traject;
- de inbegrepen sessies en eventuele extra’s;
- de totale prijs;
- de startdatum en einddatum;
- de gekozen betaalwijze;
- bij betaling in termijnen: het bedrag, de vervaldatum en het sessietegoed per termijn;
- eventuele individueel overeengekomen afspraken.
De cliënt ontvangt per e-mail of ter plaatse een papieren of digitale kopie van de overeenkomst. Evita Heart & Soulwork bewaart eveneens een exemplaar. De overeenkomst bewijst welke afspraken zijn gemaakt, maar is op zichzelf geen bewijs dat een betaling daadwerkelijk is uitgevoerd.
Een digitale betaling kan worden aangetoond met het bijbehorende betalings- of rekeningbewijs. Bij een contante betaling ontvangt de cliënt een gedateerd betalingsbewijs of wordt de ontvangen betaling schriftelijk en ondertekend op de overeenkomst bevestigd.
De trajectovereenkomst, betalingsbewijzen, klantenfiche en registratie van opgenomen sessies vormen samen het overzicht van de gemaakte afspraken, uitgevoerde betalingen en gebruikte sessies.
De cliënt meldt veranderingen in de lichamelijke of psychische gezondheid die relevant kunnen zijn voor een veilige begeleiding vóór aanvang van de volgende sessie.
5.2 Annuleren of verplaatsen van afspraken
Een ingeplande afspraak kan tot 48 uur vóór aanvang kosteloos worden geannuleerd of verplaatst.
Bij annulering of verplaatsing binnen 48 uur vóór de afspraak, of wanneer de cliënt niet verschijnt, wordt de gereserveerde sessie volledig aangerekend of ingehouden van het lopende traject, pakket of sessietegoed.
Wanneer Evita Heart & Soulwork zelf een afspraak moet annuleren, wordt de sessie in overleg verplaatst en blijft het bijbehorende sessietegoed behouden.
5.3 Herroepingsrecht
Wanneer een overeenkomst volledig op afstand of buiten de praktijkruimte wordt gesloten, beschikt de cliënt, voor zover wettelijk van toepassing, over een herroepingstermijn van veertien kalenderdagen vanaf het sluiten van de overeenkomst.
Wanneer de cliënt uitdrukkelijk vraagt om de dienstverlening tijdens deze herroepingstermijn te laten starten en vervolgens tijdig gebruikmaakt van het herroepingsrecht, blijft de cliënt het evenredige bedrag verschuldigd voor de diensten die op uitdrukkelijk verzoek reeds werden uitgevoerd.
Het wettelijke herroepingsrecht staat los van de regeling over vroegtijdig stoppen nadat de herroepingstermijn verstreken is.
6. Vertrouwelijkheid en meldingsplicht
Alle informatie die tijdens de begeleiding wordt gedeeld, wordt vertrouwelijk behandeld.
De vertrouwelijkheid kan worden doorbroken bij:
- acuut of ernstig gevaar voor de cliënt of anderen;
- een wettelijke meldings- of informatieverplichting;
- ernstige zorgen over mishandeling, misbruik of verwaarlozing;
- andere situaties waarin ingrijpen noodzakelijk is om de veiligheid van de cliënt of anderen te beschermen.
In dergelijke situaties worden uitsluitend de noodzakelijke informatie en relevante hulpdiensten of personen betrokken.
7. Aansprakelijkheid en eigen verantwoordelijkheid
Deelname aan sessies gebeurt vrijwillig en op eigen verantwoordelijkheid.
De cliënt blijft verantwoordelijk voor het tijdig verstrekken van correcte en volledige informatie over diens gezondheid, medicatie, medische behandelingen, zwangerschap, letsels, allergieën en andere relevante omstandigheden.
Evita Heart & Soulwork is uitsluitend aansprakelijk voor schade waarvoor zij volgens het Belgische recht aansprakelijk kan worden gesteld. Geen enkele bepaling in deze algemene voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden uitgesloten of beperkt.
8. Betaling van losse sessies
Losse sessies worden betaald volgens het op het moment van boeking geldende tarief.
Betaling gebeurt contant, via mobiele overschrijving of QR-code, of via een digitale betaallink, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen.
9. Evita-pakketten en Evita Flow
9.1 Persoonlijk engagement
Een Evita-pakket of Evita Flow is een begeleidingstraject met een vooraf overeengekomen inhoud, vaste totaalprijs en looptijd.
De cliënt kiest bewust voor het volledige traject en gaat hiermee een persoonlijk engagement aan tegenover zichzelf en tegenover de begeleiding. Het traject is bedoeld om met voldoende regelmaat, continuïteit en betrokkenheid te worden doorlopen.
Een traject is daarom geen verzameling vrijblijvende losse afspraken. Van de cliënt wordt verwacht dat die de sessies tijdig plant, de afgesproken betalingen naleeft en het gekozen traject volgens de overeengekomen afspraken afrondt.
Alle trajecten zijn strikt persoonlijk en kunnen niet aan iemand anders worden overgedragen.
9.2 Looptijd
De looptijd is die van het gekozen pakket of traject. Afhankelijk van het aanbod kan dit bijvoorbeeld één, drie, zes, negen of twaalf maanden zijn.
De startdatum, einddatum, inhoud, totaalprijs en betalingsregeling worden bij de start schriftelijk vastgelegd in de persoonlijke overeenkomst.
De cliënt is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen en inplannen van de sessies binnen deze looptijd.
9.3 Betaling van Evita-pakketten en Evita Flow
Voor een pakket of traject met een looptijd tot en met drie maanden wordt de volledige totaalprijs vóór de start betaald.
Voor pakketten en trajecten met een looptijd van zes maanden of langer kan de cliënt kiezen voor volledige betaling vooraf of betaling in maximaal drie vooraf overeengekomen termijnen. Deze regeling geldt voor zowel Evita-pakketten als Evita Flow.
Betaling in termijnen is een betaalmogelijkheid. Ze verandert niets aan de afgesproken totaalprijs, inhoud en looptijd van het traject.
De cliënt kiest vooraf voor contante betaling of digitale betaling. Digitaal betalen kan via een betaallink per e-mail of met een QR-code of bankapp in de praktijk. Contante betalingen kunnen in de praktijk worden gedaan.
Bij betaling in termijnen worden de bedragen en vervaldata vooraf op de persoonlijke overeenkomst genoteerd. De cliënt betaalt iedere termijn uiterlijk op de afgesproken datum. Iedere ontvangen betaling wordt geregistreerd en bevestigd zoals beschreven in artikel 5.1.
9.4 Sessies inplannen bij betaling in termijnen
In de persoonlijke overeenkomst wordt vastgelegd welke sessies of welk sessietegoed beschikbaar worden na iedere termijnbetaling. Zo is voor beide partijen duidelijk wat al betaald is en welke sessies nog kunnen worden ingepland.
Zolang de cliënt nog betaald sessietegoed heeft, kunnen binnen de looptijd verdere afspraken worden ingepland. Wanneer dat tegoed is opgebruikt, wordt een volgende sessie pas ingepland nadat de volgende afgesproken termijn is betaald.
Dit geldt ongeacht of de cliënt contant, via betaallink, overschrijving, QR-code of bankapp betaalt. De cliënt hoeft de eigen kopie van de overeenkomst niet bij iedere afspraak mee te brengen; Evita Heart & Soulwork houdt de betalingen en sessies ook op de klantenfiche bij.
9.5 Geldigheid, planning en verlenging
De sessies van Evita-pakketten en Evita Flow worden binnen de vooraf overeengekomen looptijd ingepland en opgenomen. Voor Evita Flow geldt geen automatische regel meer dat een betaalde sessie aan het einde van een afzonderlijke kalendermaand vervalt. De einddatum in de persoonlijke overeenkomst is bepalend.
Niet-opgenomen sessies vervallen na de overeengekomen einddatum en worden niet automatisch overgedragen, gecrediteerd of terugbetaald, behoudens wettelijke rechten of een schriftelijk overeengekomen verlenging.
Bij ziekte, overmacht of een vooraf gemelde vakantie kan in overleg met Evita Heart & Soulwork een aangepaste planning of verlenging worden toegestaan. De duur en afspraken daarover worden individueel beoordeeld en schriftelijk bevestigd.
De cliënt vraagt een verlenging zo snel mogelijk aan en, behalve bij een onverwachte noodsituatie, vóór het verstrijken van de oorspronkelijke looptijd.
9.6 Extra’s, cadeaus en pakketvoordelen
Extra sessies, cadeaumassages, upgrades en andere extra voordelen die aan het voltooien van het traject zijn verbonden, worden pas ingepland nadat de volledige pakketprijs is betaald en aan de in de persoonlijke overeenkomst vermelde voorwaarden is voldaan.
Bij vroegtijdig stoppen of het niet voltooien van het traject vervallen extra’s en cadeaus waarvoor nog geen recht is ontstaan. Een prijsvoordeel dat al in de vaste totaalprijs van het pakket verwerkt is, wordt niet achteraf als extra bedrag aangerekend.
9.7 Vrijwillig vroegtijdig stoppen
De cliënt gaat bij de start bewust een engagement aan voor het volledige traject. De cliënt kan echter niet verplicht worden om sessies tegen diens wil te blijven volgen. Een cliënt die beslist om niet verder deel te nemen, meldt dit schriftelijk of per e-mail.
Wanneer de cliënt vrijwillig stopt zonder ernstige tekortkoming van Evita Heart & Soulwork, worden reeds geleverde sessies niet terugbetaald. Het reeds betaalde sessietegoed blijft beschikbaar voor de sessies waarop dat betaalde bedrag volgens de persoonlijke overeenkomst recht geeft. De cliënt kan die sessies nog opnemen binnen de oorspronkelijk overeengekomen looptijd.
Het vrijwillig niet opnemen van dit beschikbare sessietegoed geeft op zichzelf geen recht op terugbetaling, omzetting in geld of overdracht aan iemand anders, behoudens wettelijke rechten. Extra’s en cadeaus die afhankelijk waren van volledige betaling en afronding van het traject vervallen als niet aan die voorwaarden is voldaan.
Termijnen die pas na de schriftelijke melding van stopzetting zouden vervallen, worden niet meer aangerekend. Een termijn die al vóór die melding vervallen was, wordt volgens de overeenkomst behandeld. Bij ziekte, overmacht of een vooraf gemelde vakantie kan een schriftelijke verlenging worden afgesproken zoals vermeld in artikel 9.5.
9.8 Laattijdige betaling
Wanneer een betaling niet op de afgesproken vervaldatum is ontvangen, kunnen geen nieuwe sessies worden ingepland waarvoor geen betaald sessietegoed meer beschikbaar is.
De cliënt ontvangt eerst een kosteloze betalingsherinnering en de wettelijk vereiste betalingstermijn. Wanneer de betaling daarna uitblijft, kan Evita Heart & Soulwork het traject beëindigen.
Het reeds betaalde sessietegoed blijft beschikbaar tot de oorspronkelijk overeengekomen einddatum. Nog niet vervallen toekomstige termijnen worden na beëindiging niet aangerekend. Extra’s en cadeaus waarvoor nog geen recht is ontstaan, vervallen.
10. Grenzen, veiligheid en uitzonderlijke beëindiging
10.1 Toestemming tijdens iedere sessie
Iedere massage, lichaamsgerichte sessie of andere begeleiding vindt plaats op basis van vrijwillige en voortdurende toestemming.
De cliënt kan tijdens een sessie altijd aangeven dat een aanraking, oefening of werkwijze aangepast of gestopt moet worden.
Zowel de cliënt als de begeleider kan een lopende sessie onmiddellijk onderbreken wanneer een persoonlijke grens wordt aangegeven of wanneer de lichamelijke of emotionele veiligheid onvoldoende gewaarborgd is.
Het onderbreken of beëindigen van één sessie beëindigt niet automatisch het volledige traject en geeft niet automatisch recht op terugbetaling.
10.2 Bespreking na een onderbroken sessie
Wanneer een sessie wegens een grens- of veiligheidsgevoel wordt onderbroken, bespreken de cliënt en de begeleider, voor zover dit veilig en passend is, wat er is gebeurd en of verdere begeleiding veilig kan worden voortgezet.
Indien voortzetting mogelijk is, kunnen duidelijke aanvullende afspraken worden gemaakt over grenzen, aanraking, communicatie of werkwijze.
Een cliënt hoeft een sessie nooit tegen diens wil voort te zetten. Een gevoel van onveiligheid wordt serieus genomen. De financiële gevolgen van het beëindigen van het volledige traject worden afzonderlijk volgens de omstandigheden, deze voorwaarden en het toepasselijke recht beoordeeld.
10.3 Grensoverschrijdend gedrag
Evita Heart & Soulwork kan een sessie of volledig traject onmiddellijk opschorten of beëindigen bij:
- agressie, bedreiging of intimidatie;
- seksuele of oneerbare intenties;
- ongewenste aanrakingen;
- discriminatie;
- herhaald gebrek aan respect;
- ernstige schending van lichamelijke of emotionele grenzen;
- misbruik van de dienstverlening;
- een andere ernstige schending van de gemaakte afspraken.
In dergelijke omstandigheden kan de cliënt de toegang tot de praktijk permanent worden ontzegd.
Reeds geleverde sessies en prestaties worden niet terugbetaald. De verdere financiële afrekening gebeurt redelijk en evenredig, rekening houdend met de reeds geleverde prestaties, gereserveerde afspraken en de concrete omstandigheden.
10.4 Ernstige tekortkoming door de praktijk
Wanneer verdere begeleiding onmogelijk wordt door een ernstige tekortkoming van Evita Heart & Soulwork, wordt het vooruitbetaalde gedeelte dat uitsluitend betrekking heeft op niet meer te leveren sessies naar verhouding terugbetaald.
Wanneer Evita Heart & Soulwork om een andere reden zelf niet meer in staat is het traject uit te voeren, wordt eerst gezocht naar een passende verplaatsing, pauze of verlenging.
Wanneer voortzetting niet mogelijk is, wordt het niet uitgevoerde vooruitbetaalde gedeelte terugbetaald.
11. Beurtenkaarten, klantenfiches en bewijs voor de cliënt
Voor iedere cliënt die een traject start, houdt Evita Heart & Soulwork een persoonlijke klantenfiche en beurtenkaart bij.
Daarop worden onder meer geregistreerd:
- het gekozen pakket of traject;
- de looptijd;
- de overeengekomen betalingstermijnen;
- de ontvangen betalingen;
- de data en het type van de opgenomen sessies;
- het resterende sessietegoed;
- een eventuele schriftelijk toegestane verlenging.
Bij betaling in termijnen blijft de beurtenkaart in de praktijk bij de klantenfiche totdat de volledige totaalprijs betaald is. Een cliënt die het pakket volledig heeft betaald, mag kiezen om de beurtenkaart mee te nemen of in de praktijk te laten.
Ook wanneer de cliënt de beurtenkaart meeneemt, houdt Evita Heart & Soulwork de betalingen en opgenomen sessies bij op de klantenfiche.
De cliënt ontvangt bij de start een papieren of digitale kopie van de trajectovereenkomst met daarop het gekozen traject, de inbegrepen sessies, de looptijd, de totale prijs, de gekozen betaalwijze en eventuele termijnen met bedragen en vervaldata.
Na iedere betaling wordt deze administratief geregistreerd. Bij een contante betaling ontvangt de cliënt een betalingsbewijs of een gedateerde schriftelijke bevestiging. Betalingen via overschrijving, QR-code of betaallink kunnen worden aangetoond met het bijbehorende betalingsbewijs.
De cliënt kan op ieder moment om een actueel overzicht of een foto van de beurtenkaart vragen. Op verzoek kan Evita Heart & Soulwork na iedere opgenomen sessie een foto van de bijgewerkte beurtenkaart bezorgen.
Bij een verschil tussen de beurtenkaart en een aantoonbaar betalingsbewijs of een schriftelijke afspraak wordt het verschil onderzocht aan de hand van de trajectovereenkomst, betalingsbewijzen en afsprakenregistratie.
12. Privacy
Alle persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de privacyverklaring van Evita Heart & Soulwork en de toepasselijke GDPR-wetgeving.
13. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze algemene voorwaarden is het Belgische recht van toepassing.
Partijen proberen een eventueel meningsverschil eerst onderling en schriftelijk op te lossen.
Deze bepaling beperkt niet het recht van de consument om een bevoegde bemiddelingsdienst of rechtbank te raadplegen.
