PrivacyPolicy – Evita Heart & Soulwork

Privacyverklaring (GDPR)

Evi Smeets van Evita Heart & Soulwork verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Onze cookiepolicy en jouw voorkeuren kan je op deze pagina bekijken.
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt, hoelang de gegevens worden bewaard, met wie ze eventueel worden gedeeld en welke rechten je als cliënt of bezoeker hebt.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is:

Evita Heart & Soulwork
Evi Smeets
Paul Bellefroidlaan 43/2
3500 Hasselt
Ondernemingsnummer: BE 1024.894.179
E-mail: info@evitalichaamswerk.be
Website: www.evitalichaamswerk.be

Voor vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens of voor het uitoefenen van jouw privacyrechten kan je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens worden verwerkt

Afhankelijk van de dienst, afspraak of het traject kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Identificatiegegevens: naam, voornaam en geboortedatum.
Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres en eventueel woonadres.
Gezondheidsgegevens: informatie over de lichamelijke en emotionele gezondheid, stressklachten, medische contra-indicaties, allergieën, medicatie, zwangerschap, eerdere ervaringen en andere informatie die relevant is voor een veilige en passende begeleiding.
Intakegegevens: antwoorden op het intakeformulier voor massage, lichaamsgerichte begeleiding of een andere toepasselijke sessie, en informatie die tijdens een intakegesprek wordt meegedeeld. Voor bepaalde werkwijzen kan ook een aanvullende veiligheidsvragenlijst worden gebruikt.
Overeenkomstgegevens: het gekozen pakket of traject, de inbegrepen sessies, de startdatum en einddatum, de totale prijs, de gekozen betaalwijze, betalingstermijnen, vervaldata en het sessietegoed dat per betaling beschikbaar wordt, en digitaal geregistreerde akkoordverklaringen.
Betalingsgegevens: informatie over ontvangen betalingen, betaaldata, bedragen, betaalwijze en eventuele openstaande of vervallen termijnen. Evita Heart & Soulwork bewaart geen volledige betaalkaart- of bankkaartgegevens.
Afspraken- en trajectgegevens: geplande, geannuleerde en uitgevoerde sessies, het resterende sessietegoed en eventuele schriftelijk toegestane verlengingen.
Dossiernotities: handmatige voortgangsnotities die relevant zijn voor coaching, lichaamswerk, ademwerk, massage en energetisch werk. Deze kunnen worden bijgehouden op een persoonlijke fysieke klantenfiche in de praktijk.
Beurtenkaartgegevens: het gekozen traject, betalingen, uitgevoerde sessies en het resterende sessietegoed.
Communicatiegegevens: e-mails, WhatsAppberichten en andere noodzakelijke communicatie over aanvragen, afspraken, betalingen, trajecten en praktische opvolging.
Nieuwsbriefgegevens: naam, e-mailadres, inschrijfdatum en nieuwsbriefvoorkeuren wanneer iemand zich vrijwillig voor de nieuwsbrief inschrijft.
Evenementgegevens: inschrijvings- en betalingsgegevens wanneer iemand zich via Hipsy inschrijft voor een evenement.

Er worden geen persoonsgegevens verzameld die niet noodzakelijk of relevant zijn voor de aangeboden dienstverlening.

3. Gezondheidsgegevens en uitdrukkelijke toestemming

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden met extra zorg behandeld.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is om massage, coaching, lichaamswerk, ademwerk of andere begeleiding veilig en verantwoord te kunnen aanbieden en nadat de cliënt hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

De cliënt bepaalt zelf welke informatie wordt gedeeld, maar begrijpt dat bepaalde informatie noodzakelijk kan zijn om medische contra-indicaties en veiligheidsrisico’s te beoordelen.

De cliënt kan de toestemming voor de verwerking van gezondheidsgegevens op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wanneer noodzakelijke gezondheidsinformatie niet of niet langer mag worden verwerkt, kan Evita Heart & Soulwork beslissen dat bepaalde sessies of begeleiding niet veilig kunnen worden gestart of voortgezet.

4. Doeleinden van de verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

het beantwoorden van contactaanvragen;
het plannen, bevestigen, verplaatsen en annuleren van afspraken;
het uitvoeren van de overeengekomen begeleiding, trajecten en sessies;
het afstemmen van de begeleiding op de persoonlijke situatie en behoeften van de cliënt;
het screenen op contra-indicaties en mogelijke veiligheidsrisico’s;
het opstellen en beheren van intakeformulieren, trajectovereenkomsten, klantenfiches en beurtenkaarten;
het registreren van uitgevoerde sessies en resterend sessietegoed;
de administratieve en financiële opvolging;
het verwerken van betalingen en het verzenden van digitale betaallinks;
het opvolgen van overeengekomen betalingstermijnen en vervaldata;
het versturen van praktische communicatie via e-mail, telefoon of WhatsApp;
het versturen van de nieuwsbrief wanneer iemand zich hiervoor uitdrukkelijk heeft ingeschreven;
het beheren van inschrijvingen voor evenementen via Hipsy;
het naleven van wettelijke, fiscale, boekhoudkundige en administratieve verplichtingen;
het behandelen van vragen, klachten of mogelijke geschillen;
het beveiligen en technisch beheren van de website en digitale formulieren.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

5. Rechtsgronden voor de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst: voor afspraken, trajecten, sessies, overeenkomsten, betalingen, planning en praktische communicatie.
Wettelijke verplichting: voor fiscale, boekhoudkundige, administratieve of andere wettelijke bewaarplichten.
Uitdrukkelijke toestemming: voor de verwerking van gezondheidsgegevens en voor de verzending van nieuwsbrieven.
Gerechtvaardigd belang: voor een zorgvuldige bedrijfsadministratie, beveiliging, het beantwoorden van vragen en de bescherming van de rechten en belangen van Evita Heart & Soulwork, voor zover de privacybelangen van de betrokkene niet zwaarder wegen.
Bescherming van vitale belangen of naleving van een wettelijke verplichting: wanneer het uitzonderlijk noodzakelijk is om informatie te delen wegens een ernstig en onmiddellijk veiligheidsrisico.

6. Vertrouwelijkheid

Alle informatie wordt met de grootst mogelijke zorg en vertrouwelijkheid behandeld.

Informatie wordt alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor:

acuut of ernstig gevaar voor de cliënt of anderen;
een wettelijke verplichting;
ernstige zorgen over mishandeling, misbruik of verwaarlozing;
de bescherming van vitale belangen;
de uitvoering van de overeenkomst via noodzakelijke dienstverleners;
de verdediging van rechten bij een klacht of juridisch geschil.

In dergelijke situaties wordt uitsluitend de informatie gedeeld die noodzakelijk is voor het betreffende doel.

7. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

De volgende richttermijnen worden gehanteerd:

Contactaanvragen die niet tot een afspraak of traject leiden, worden maximaal twaalf maanden na het laatste contact bewaard.
Intakeformulieren, gezondheidsgegevens, klantenfiches, beurtenkaarten en relevante sessienotities worden in beginsel maximaal vijf jaar na de laatste sessie of het einde van het traject bewaard, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is vanwege een lopende vraag, klacht, juridisch geschil of wettelijke verplichting.
Trajectovereenkomsten, betalingsregistraties, facturen en andere financiële of boekhoudkundige documenten worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale en boekhoudkundige bewaartermijn.
Nieuwsbriefgegevens worden bewaard zolang de betrokkene ingeschreven blijft. Na uitschrijving kan het e-mailadres op een beperkte uitschrijflijst worden bewaard om te voorkomen dat de persoon onbedoeld opnieuw wordt aangeschreven.
Gegevens over evenementinschrijvingen worden bewaard zolang dit nodig is voor de organisatie, financiële afhandeling en wettelijke administratie van het evenement.
WhatsAppberichten en e-mails worden periodiek verwijderd wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de begeleiding, administratie of bescherming van rechten.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer daar een geldig verzoek voor wordt ingediend en er geen wettelijke of gerechtvaardigde reden bestaat om ze nog te bewaren.

8. Delen met dienstverleners en derden

Persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd of voor commerciële doeleinden aan derden doorgegeven.

Voor de praktische en technische werking van de praktijk kan gebruik worden gemaakt van de volgende dienstverleners:

TransIP B.V.: voor de hosting en technische beschikbaarheid van de website en de daaraan gekoppelde gegevens.
WordPress en Forminator: voor het opbouwen en verwerken van digitale contactformulieren, intakeformulieren en trajectovereenkomsten binnen de websiteomgeving.
WPMU DEV: als technische aanbieder van Forminator en uitsluitend voor zover gegevens via de gebruikte instellingen of technische ondersteuning door deze dienst worden verwerkt.
MailPoet: voor het beheren en verzenden van nieuwsbrieven en het registreren van inschrijvingen en uitschrijvingen.
Mollie B.V.: voor het genereren en verwerken van digitale betaallinks, QR-betalingen en bijbehorende betalingsinformatie. Mollie kan voor bepaalde verwerkingen zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden.
Hipsy: voor de inschrijving, administratie en eventuele betaling van evenementen die via Hipsy worden aangeboden.
WhatsApp en Meta Platforms Ireland: voor praktische communicatie wanneer de cliënt ervoor kiest via WhatsApp contact te hebben.
E-mail- en telecommunicatiediensten: voor communicatie via e-mail en telefoon.
Boekhouder, administratieve dienstverlener of bevoegde overheidsdienst: wanneer dit noodzakelijk is voor de boekhouding, fiscale administratie of naleving van een wettelijke verplichting.
Hulpdiensten of bevoegde instanties: wanneer dit noodzakelijk is wegens een ernstig veiligheidsrisico of een wettelijke verplichting.

Met dienstverleners die in opdracht van Evita Heart & Soulwork persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken over privacy en beveiliging gemaakt.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval wordt vertrouwd op een geldige wettelijke doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Voor meer informatie over de verwerking door een externe dienstverlener kan de privacyverklaring van die dienstverlener worden geraadpleegd.

9. Communicatie via WhatsApp e-mail en telefoon

De cliënt kan Evita Heart & Soulwork bereiken via e-mail, telefoon en WhatsApp.

Voor inhoudelijke of gevoelige gezondheidsinformatie heeft e-mail of bespreking tijdens een sessie de voorkeur boven WhatsApp.

Wanneer een cliënt via WhatsApp communiceert, worden het telefoonnummer, profielgegevens en de inhoud van de berichten ook verwerkt binnen de dienstverlening van WhatsApp en Meta Platforms Ireland.

Een foto van een beurtenkaart of sessieoverzicht wordt alleen op verzoek van de cliënt verstuurd. Op een dergelijke foto worden geen inhoudelijke gezondheidsgegevens of persoonlijke sessienotities zichtbaar gemaakt.

De klantenfiche blijft veilig in de praktijk bewaard. Bij betaling in termijnen blijft ook de beurtenkaart daar totdat het pakket volledig is betaald. Daarna kan de cliënt kiezen om de beurtenkaart mee te nemen of in de praktijk te laten.

10. Nieuwsbrief

Nieuwsbrieven worden uitsluitend verstuurd aan personen die zich hiervoor vrijwillig hebben ingeschreven.

De inschrijving gebeurt op basis van toestemming. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via de uitschrijflink onderaan iedere nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar info@evitalichaamswerk.be.

Het uitschrijven voor de nieuwsbrief heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over bestaande afspraken, betalingen of lopende trajecten.

Evita Heart & Soulwork gebruikt geen Facebook of Instagram voor de verwerking of promotie van cliëntgegevens.

11. Minderjarigen

Voor de begeleiding van minderjarigen jonger dan zestien jaar wordt vooraf uitdrukkelijke toestemming gevraagd aan een ouder of wettelijke voogd via het daarvoor bestemde intake- en toestemmingsformulier.

Ook bij toestemming van een ouder of voogd wordt rekening gehouden met de leeftijd, maturiteit, privacy en belangen van de minderjarige.

Wanneer dit noodzakelijk is voor de veiligheid van de minderjarige of anderen, kan relevante informatie worden gedeeld met een ouder, wettelijke voogd, hulpdienst of bevoegde instantie.

12. Beveiliging

Evita Heart & Soulwork neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking of wijziging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

beveiliging van de website met een SSL-certificaat en HTTPS;
sterke wachtwoordbeveiliging van het WordPress-dashboard, e-mailaccount en andere gebruikte accounts;
het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is;
regelmatige updates van WordPress, plug-ins en beveiligingsinstellingen;
zorgvuldige opslag van digitale formulieren en overeenkomsten;
een afgesloten kast voor fysieke klantenfiches en beurtenkaarten;
het niet meesturen van gezondheidsnotities bij foto’s van beurtenkaarten;
het regelmatig verwijderen van gegevens die niet langer noodzakelijk zijn.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkele digitale of fysieke opslagmethode absolute veiligheid garanderen.

13. Jouw rechten

Als betrokkene heb je, binnen de voorwaarden van de GDPR, het recht op:

informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens;
inzage in jouw persoonsgegevens;
correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van jouw gegevens;
beperking van de verwerking;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit wettelijk van toepassing is;
intrekking van toestemming voor toekomstige verwerkingen;
het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Een verzoek kan worden ingediend via info@evitalichaamswerk.be.

Om te vermijden dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden meegedeeld, kan bij een verzoek om inzage, wijziging of verwijdering gevraagd worden om de identiteit op een passende manier te bevestigen.

Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld. Deze termijn kan bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken wettelijk worden verlengd.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. Gegevens kunnen behouden blijven wanneer dit noodzakelijk is voor een wettelijke bewaarplicht, de uitvoering van een overeenkomst, de bescherming van rechten of de behandeling van een geschil.

14. Klacht indienen

Wie van mening is dat persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan eerst contact opnemen via info@evitalichaamswerk.be zodat samen naar een oplossing kan worden gezocht.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

15. Geen geautomatiseerde besluitvorming

Evita Heart & Soulwork neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking of profilering.

Intakeformulieren kunnen worden gebruikt om mogelijke contra-indicaties of aandachtspunten te signaleren, maar de beoordeling gebeurt steeds persoonlijk.

16. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke wetgeving wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.evitalichaamswerk.be.

Laatste wijziging: september 2026.